Guia: ¿Cómo dar feedback?
Dar feedback en el ámbito laboral tiene como principal objetivo informar al receptor acerca de la percepción que tenemos de su desempeño sobre una tarea o gestión realizada y el grado de acierto alcanzado respecto a lo que originalmente esperábamos.
El propósito final de la devolución, es generar un espacio de comunicación. Al comenzar la devolución, es importante comentarle al receptor en qué consiste y el propósito de dicha instancia.
Recibir críticas no suele ser agradable, pero estar abierto a opiniones bien intencionadas y elaboradas favorece al progreso profesional. Dar feedback adecuadamente es una habilidad valiosa para un líder, que puede ayudarlo a mejorar el desempeño de su equipo.
En toda instancia de feedback debemos tocar tres aspectos fundamentales:
- Resaltar fortalezas.
- Resaltar aspectos a mejorar.
- Proponer un plan de acción para mejorar dichos aspectos. El plan de acción es mucho más enriquecedor si se planea en conjunto (líder y receptor).
Se trata de una herramienta fundamental para incrementar las fortalezas del empleado y al mismo tiempo mejorar los puntos débiles.
El feedback puede ser implícito o explícito. El implícito es el que se da a través de gestos, tonos de voz, expresiones y cualquier otra señal no verbal.
Además puede ser positivo o negativo. Normalmente cuanto más feedback positivo se recibe, mayor es la satisfacción. El feedback negativo suele percibirse como amenazante y por ende tiende originalmente a desmotivar a las personas. Sin embargo, el feedback negativo es fundamental para que podamos superarnos y evolucionar.
El modo en que se da y se recibe el feedback contribuye al proceso de aprendizaje. Las informaciones imprecisas no son tan valiosas como las que son específicas, descriptivas, oportunas y prácticas.
Lo veremos a continuación en los pasos recomendados para su preparación, pero es fundamental al momento de concluir la instancia repasar en conjunto los puntos conversados en el encuentro o pedirle al receptor que transmita lo que entendió a modo de resumen, de esta manera nos aseguramos que no ocurran malentendidos.
Pasos recomendados para su preparación:
1. Planificar el momento apropiado
Para dar feedback es aconsejable establecer la reunión en un ámbito adecuado y con cierta anticipación. Al tratarse de un tema de suma importancia tanto para el evaluado como para el evaluador y en definitiva para la organización, no debería realizarse de manera improvisada.
Planificarlo adecuadamente permite que tanto la persona evaluada como su evaluador tengan la chance de prepararse emocionalmente para este momento.
2. Un buen comienzo es importante: Cómo romper el hielo
Debemos tener en cuenta de que por más que el feedback sea preparado y se de de la mejor forma, igualmente en ciertas circunstancias puede llegar a causar inseguridad o dolor en el otro cuando se le marquen aspectos a mejorar.
Para aliviar esta situación, es aconsejable romper el hielo con algo de humor o comentando alguna experiencia personal relacionada a los feedbacks que hemos recibido/dado. Lo importante es aflojar tensiones y entregarse a la actividad, que bien realizada es de incalculable valor para la evolución profesional del evaluado.
Es aconsejable resaltar que todas las instancias de feedback o de evaluación/devolución van a ser "exigentes", ya que consideramos que siempre tenemos más potencial del que demostramos en primera instancia, y que la exigencia es uno de nuestros pilares fundamentales como organización.
Una de las maneras adecuadas para romper el hielo y comenzar la devolución es pedirle a la persona que primero realice una auto-evaluación de su performance en determinado tema/periodo. Conduciendo esa charla adecuadamente suelen salir a la luz los aspectos a mejorar sin que suene a reproche, y es una buena manera de comenzar la conversación. Puede ser sobre su performance o de cómo se viene sintiendo con la empresa/equipo/proyecto en general.
3. Dar un feedback completo
El feedback debe ser completo. Nadie hace todo bien o todo mal. No debemos solo mostrar puntos débiles, sino mostrar también puntos fuertes, y viceversa.
Además debemos intentar dar un feedback lo más específico posible. Cuanto más concreto seamos, mayor provecho obtendrá la persona que recibe el feedback.
Ejemplo: “A veces no te expresas claramente…”, en este caso particular habría que mencionar en qué aspecto exactamente la persona ha sido imprecisa y por qué hemos tenido problemas para entenderlo.
Dar ejemplos concretos con fecha/lugar es una buena herramienta “Tal día con tal cliente en determinada circunstancia paso esto y esto y repercutión de cierta forma…”
Por otro lado, tampoco es del todo productivo decir “creo que hiciste un trabajo excelente”. Es mejor enumerar las cosas concretas que la persona hizo bien (cumplir con las fechas estipuladas, contagiar entusiasmo a sus compañeros, etc.).
4. Evitar juicios de valor, ser firmes pero al mismo tiempo humildes
Los feedback constituyen una opinión emitida desde una percepción personal sobre una situación. Nadie es dueño de la verdad absoluta y de ninguna forma la intención en un feedback será realizar un juicio de valor sobre la persona o de sus capacidades. El feedback será el reflejo de una opinión sincera sobre lo que se observó, que sin ser la verdad absoluta es una percepción real y su objetivo será constructivo.
No se trata de "discutir" una percepción, si es verdadera o equivocada, lo importante es que esta sea sincera lo que la convierte en indiscutible, ya que refleja cómo vemos desempeñarse a la otra persona.
5. Un buen final también es importante: comprometerse con el otro
Al final de la charla, podemos repasar en conjunto los puntos conversados en el encuentro a modo de resumen o pedirle a la otra persona que transmita lo que entendió del encuentro. Esto nos dará la posibilidad de corregir y completar algún aspecto que no haya sido comunicado o interpretado correctamente.
Para dar cierre a esta instancia es aconsejable estar abiertos a recibir cualquier feedback que la otra parte tenga para nosotros, o consultarle en qué podemos ayudar a la otra persona para trabajar los puntos a mejorar.
En conclusión, el propósito fundamental de un feedback es lograr que el empleado mejore su desempeño, apuntamos a que la persona mejore en todo sentido, desde lo técnico hasta las habilidades blandas. Esto no solo beneficia a la persona, sino que también al equipo y al mismo tiempo a toda la organización.
Dando feedback lograremos:
- Alentar la comunicación con los integrantes de nuestro equipo
- Reducir el tiempo de formación de las personas, fomentando su productividad
- Orientar a los miembros de nuestro equipo cuando notemos que lo necesitan
- Potenciar nuestra delegación de responsabilidades